Dienstreisen in Europa nur mit A1-Bescheinigung

Heute ein Meeting in Paris, morgen in Rom -  doch fehlt die A1-Bescheinigung, dann drohen empfindliche Bußgelder. Was diese Regelung im Detail besagt und worauf zu achten ist, erläutert Fachanwältin Sabine Fuhrmann im Evil Legal Video.

Heute ein Meeting in Paris, morgen in Rom - und was sollte nicht im Gepäck fehlen? Richtig: die A1-Bescheinigung. Sie haben noch nichts davon gehört? Kein Problem, ich gebe Ihnen gern alle wichtigen Informationen.

Damit bei Dienstreisen von Angestellten oder Selbständigen im Ausland keine lokalen Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten sind, hat jeder Geschäftsreisende eine Bescheinigung mit sich zu führen. Diese sogenannte A1-Bescheinigung weist nach, dass der Geschäftsreisende in Deutschland sozialversichert ist und nicht in die Sozialversicherung des Landes einzahlen muss, in dem er sich vorübergehend aufhält. Denn mithilfe der A1-Bescheinigung wird gegenüber ausländischen Sozialbehörden nachgewiesen, welches Sozialsystem für einen Versicherten zuständig ist.

Weil so Sozialversicherungsbetrug verhindert werden kann, entfällt eine Anmeldung bei der Sozialversicherung des Staates, in den die Geschäftsreise führt. Das gilt für Handwerker, LKW-Fahrer genauso wie für Berater oder auch Rechtsanwälte. Die Bescheinigung ist Pflicht bei allen Reisen in EU-Mitgliedstaaten, aber auch nach Liechtenstein, Norwegen und in die Schweiz, und auch dann, wenn sie nur wenige Stunden dauern, wie zum Beispiel ein Messebesuch.

Fehlt die A1-Bescheinigung, dann drohen empfindliche Bußgelder. Solche Compliance-Verstöße können den Arbeitgeber unter Umständen auch von zukünftigen Ausschreibungen ausschließen. Die Regelungen gehen zurück auf die Entsenderichtlinie, demnach ist die entgeltliche Dienstleistungserbringung meldepflichtig. Allerdings hat jeder Staat die unionsrechtlichen Vorgaben unterschiedlich in Landesrecht umgesetzt, d. h. es gibt derzeit 32 unterschiedliche Regeln, wann und wie Arbeitnehmer für berufliche Einsätze gemeldet werden müssen.

Grundsätzlich wird für jeden Auslandseinsatz eine separate A1-Bescheinigung benötigt, Erleichterungen in Gestalt von Sammelbescheinigungen gibt es für die Fälle der dauerhaften Entsendung. Für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer stellt die Krankenkasse die A1-Bescheinigung aus, für Privatversicherte der Rentenversicherungsträger bzw. die Versorgungswerke.

Seit dem 1. Januar 2019 ist die Bescheinigung für Arbeitnehmer zwingend elektronisch zu beantragen. Sie sollten deshalb mit Ihrer Lohnbuchhaltung bzw. Ihrem Steuerbüro abklären, für welche Reisen und und für welche Mitarbeiter die Meldungen zu erfolgen haben. Wird dies versäumt, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar, für die Sie z.B. als Geschäftsführer einer GmbH oder Vorstand einer AG auch persönlich haften können. Das elektronische Verfahren gilt jedoch nur für Arbeitnehmer, die auf Dienstreisen gehen. Für Selbständige gilt weiterhin der schriftliche Antragsweg.

Wenn Sie weitere Fragen rund um die Entsendung von Arbeitnehmern und den Einsatz im In- und Ausland haben, sprechen Sie mich einfach an.